ADMINISTRATIV FORVALTNING
God administrativ forvaltning av eiendommen sikrer eier forutsigbarhet og trygghet. Administrativ forvaltning innebærer å ivareta eiers ansvar i forhold til samarbeids-partnere, leverandører, leietagere og offentlige myndigheter. Det kan for eksempel være:
- Oppfølgning i forhold til offentlige myndighetskrav og pålegg – som for eks Helse, Miljø og Sikkerhet, brannlovgivningen og lov om tilsyn med elektriske anlegg
- Sikre at eiendommens forsikringsforhold til enhver tid er i orden
- Fremlegge rapport for eier/styret om aktivitet og forslag til videre drift og vedlikehold av eiendommene
- Kartlegge potensialet i eiendommen. Utrede muligheter for utvidelser og endret bruk som vil øke eiendommens verdi
- Styre utviklingsarbeidene fra tilbud til ferdigstillelse
- Reforhandle eksisterende leiekontrakter, samt utleie av ledige arealer
- Følge opp rettidig betaling av husleie og fellesutgifter samt markedsføringskostnader
- Påse at leiekontraktenes bestemmelser etterleves
- Representere eier i forhold til leietagere angående daglig drift og vedlikehold
- Utarbeide fordelingsnøkler for påløpte felleskostnader
God økonomisk forvaltning av en eiendom sikrer eier god oversikt og et godt grunnlag for å fatte riktige beslutninger om drift og utvikling av eiendommen. Økonomisk forvaltning innebærer blant annet:
- Utarbeide forslag til budsjetter i samarbeid med eier
- Rapportere kvartalsvis mot budsjett siste periode og akkumulert
- Utfakturering av leie (herunder omsetningsleie), felleskostnader og markedsføringsbidrag
- Avregne fellesutgifter og markedsføringskostnader
- Delta på generalforsamling/eiermøte med føring av protokoll
- Arkivansvar, herunder ansvar for styre- og generalforsamlingsprotokoller
- Regnskapsførsel etter gjeldende lover, forskrifter og regler for god regnskapsskikk
- Registrere og godkjenne mottatte fakturaer/bilag
- Attestere for vare- og tjenestemottak
- Kontrollere beløp, kontrollregne, kontrollere mot eventuell kontrakt
- Godkjenne nettbanksoverføringer
- Kontere og bokføre bilag
- Avslutte selskapenes regnskap, inkl. årsoppgjør
- Utarbeide selvangivelse
- Avstemme leverandør- og kundereskontro pr. måned
- Kontrollere regnskap mot budsjett hvert kvartal
God drift og vedlikehold av en eiendom bidrar til å sikre verdiene, dels ved at eiendommens tekniske standard ikke forringes og dels ved at leietagerne opplever eiendommen som attraktiv og funksjonell. Teknisk forvaltning innebærer blant annet:
- Innhente tilbud samt følge opp utførelsen av teknisk drift, vaktmestertjenesten, renhold og renovasjon. Dette inkluderer utarbeidelse av vaktmesterinstruks samt inngåelse og oppfølging av serviceavtaler
- Bestille alle arbeider som ønskes igangsatt utover faste avtaler og kontrakter, følge opp disse og attestere fakturaer til betaling
- Iverksette nødvendige tiltak for å rette eventuelle feil og mangler som oppdages
- Besørge ajourføring av tegninger, dokumentasjon m.m. ved endringer
- Bistå ved ny oppmåling av eiendommen etter NS
- Bestille og følge opp ordinært vedlikeholdsarbeid
- Gjennomgå samtlige instrukser og avtaler årlig
- Utarbeide vedlikeholdsplan i forbindelse med budsjettarbeid
- Budsjettere felleskostnadene
- Sikre at akutte problemer blir løst hurtig og effektivt ved hjelp av eksternt kontaktnett